Формирование коммерческого предложения

Любое обращение клиента становится отправной точкой для дальнейшей работы в системе.
Неважно, откуда пришел запрос — по электронной почте, через форму на сайте, в мессенджере или по телефону — система фиксирует его в единой базе и помогает быстро перевести обращение в коммерческое предложение.

Менеджер видит всю историю взаимодействия с клиентом, может оперативно внести параметры услуги, выбрать подходящий тариф и сформировать предложение без ручного сбора информации из разных источников. Это ускоряет обработку заявки и снижает риск потери клиента на первом этапе.

Подготовка и согласование договора

После согласования коммерческих условий система позволяет быстро подготовить договор на оказание транспортных услуг.
На основании коммерческого предложения автоматически подставляются основные параметры: клиент, тариф, условия работы, маршруты, дополнительные услуги и другие важные данные.

В системе можно вести полный цикл договорной работы:

• согласование условий;
• фиксацию протокола разногласий;
• оформление дополнительных соглашений;
• хранение всех печатных форм и версий документов.

В результате компания получает прозрачный и управляемый договорной процесс без потери данных и документов.

Создание заявки на перевозку

Когда договор заключен, система позволяет быстро создать заявку на перевозку на его основании.
Все ключевые параметры уже подтягиваются автоматически: тариф, тип услуги, клиент, условия расчета, маршрут и дополнительные требования.

Система помогает:

• рассчитать стоимость перевозки;
• определить нужный тип транспортного средства;
• назначить исполнителя;
• передать информацию ответственным сотрудникам;
• отразить заявку в личном кабинете клиента.

Это позволяет стандартизировать работу диспетчеров и исключить ошибки, связанные с ручным переносом данных.

Назначение транспорта и водителя

После создания заявки система помогает подобрать подходящее транспортное средство и назначить водителя с учетом графика работы, доступности и типа перевозки.
Диспетчер видит загрузку транспорта, занятость сотрудников и может быстро принять решение на основании актуальной информации.

Если компания работает как с собственным автопарком, так и с наемными водителями, система позволяет учитывать оба сценария в единой логике и не терять контроль над исполнением заявки.

Управление рейсом и путевыми листами

Одним из ключевых элементов работы транспортной компании является путевой лист.
В системе он становится центральным документом, который связывает перевозку, водителя, транспортное средство, пробег, топливо, начисления и расчет с клиентом.

На основании путевого листа можно:

• контролировать выполнение рейса;
• учитывать пробег и фактическую работу транспорта;
• рассчитывать оплату труда водителя;
• списывать топливо по заданным правилам;
• формировать документы на реализацию услуг.

Такой подход позволяет выстроить единый процесс учета и избежать разрыва между операционной работой и финансовыми результатами.

Кадровое оформление

Система поддерживает оформление сотрудников, штатных водителей, а также наемных исполнителей.
Она помогает формировать необходимые документы, хранить сведения по каждому сотруднику и поддерживать единый порядок работы с кадровыми данными.

Самостоятельное оформление через мобильное приложение

Для водителей можно организовать частичное или полное самостоятельное оформление через мобильное приложение.
Это особенно важно для компаний, которые работают с большим количеством водителей, подрядчиков, ИП или самозанятых.

Такой подход ускоряет подключение новых исполнителей, снижает нагрузку на офис и делает процесс более удобным для водителя.

Учет поступлений и расходов

Система помогает вести полный цикл входящих финансовых и товарных документов.
Счет от поставщика, поступление товаров или услуг, заявка на расход, платежное поручение — все эти документы связаны между собой и проходят понятный маршрут согласования.

Это позволяет финансовому блоку видеть, откуда появился расход, кто его инициировал, на каком основании он сформирован и на каком этапе находится оплата.

На основании счета или поступления система автоматически формирует заявку на расход.

Далее она направляется на утверждение ответственным сотрудникам, а после согласования может быть преобразована в платежное поручение для передачи в банк-клиент.

Такой процесс помогает:

• исключить хаотичные платежи;
• контролировать финансовую дисциплину;
• видеть планируемые и утвержденные расходы;
• ускорять оплату без потери контроля.

После выполнения рейса система автоматически формирует реализацию

На основании путевого листа и условий договора.

Документы могут быть направлены клиенту через личный кабинет, а их статус — зафиксирован в системе.

Это дает компании прозрачный контроль над закрывающими документами и ускоряет переход к взаиморасчетам с клиентом.

Принимаем, сканируем, храним документы

Для компаний, где важен оборот бумажных документов, предусмотрен отдельный учет движения документации.
Система позволяет фиксировать передачу пакета документов клиенту, контролировать возврат и хранение оригиналов.

Также реализовано адресное архивирование: можно быстро определить, где находится нужный документ — на каком стеллаже, полке, в какой папке или архивной ячейке.
Это особенно важно при большом документообороте и частых запросах на поиск оригиналов.

Можно регистрировать:

• входящие претензии;
• исходящие претензии;
• сроки рассмотрения;
• суммы требований;
• расчет пени на основании договора и тарифного плана;
• итоги урегулирования.

Это делает претензионный процесс управляемым и прозрачным.

Система поддерживает регистрацию повреждений транспортных средств, ДТП, виновной стороны, расчет убытков и контроль ремонта.

Если в процессе участвует страховая компания, это также можно отразить в карточке события и контролировать весь цикл урегулирования.

Для ремонта транспорта предусмотрено оформление заказ-нарядов как на внутренние работы, так и на обслуживание у сторонних подрядчиков.
Это помогает учитывать затраты на содержание автопарка и видеть полную картину по каждому транспортному средству.

Система мотивации сотрудников

Для офисных сотрудников можно настраивать правила мотивации на основании результатов работы, KPI, объемов выполненных задач или других внутренних показателей.
Это позволяет увязать эффективность работы команды с прозрачной системой вознаграждения.

Система мотивации водителей

Для водителей система помогает учитывать показатели, от которых зависит их доход: выполненные рейсы, пробег, соблюдение условий перевозки, дисциплину, качество работы и другие параметры.
В результате компания получает прозрачные правила начисления, а водитель — понятную механику расчета.

Система объединяет расчет начислений и взаиморасчеты в одном контуре.

Это касается как сотрудников и водителей, так и клиентов, поставщиков и подрядчиков.

Компания получает возможность видеть:

• кто кому и сколько должен;
• по какому основанию возникло обязательство;
• какие суммы начислены, оплачены или просрочены;
• как меняется финансовое состояние по каждому контрагенту.

Каждая заявка на расход может проходить установленный маршрут согласования.
Это помогает контролировать дисциплину расходов, исключать необоснованные платежи и распределять ответственность между сотрудниками.

После утверждения заявок система автоматически формирует платежные документы, что ускоряет работу бухгалтерии и снижает количество ручных операций.

Для каждого автомобиля в системе ведется подробная карточка, где хранится вся основная информация:

• технические характеристики;
• документы;
• история эксплуатации;
• расходы;
• ремонты;
• штрафы;
• сведения о водителях и событиях, связанных с данным транспортным средством.

Это дает руководителю и ответственным сотрудникам единый источник информации по каждому автомобилю.

Система помогает автоматически контролировать сроки и регламенты технического обслуживания транспорта с учетом требований производителя и внутренних правил компании.

Это позволяет не пропускать важные этапы обслуживания, снижать риск поломок и лучше планировать загрузку автопарка.

Платформа может получать данные от поставщиков топлива, распределять транзакции по транспортным средствам и водителям и связывать их с конкретными рейсами или путевыми листами.

Система интегрируется с GPS-мониторингом и позволяет сравнивать фактический пробег с данными путевых листов, контролировать маршруты, отклонения и моторесурс транспорта.

Штрафы могут автоматически загружаться в систему и распределяться по ответственным лицам.
Это помогает не терять нарушения, контролировать сроки оплаты и учитывать штрафы в общей финансовой картине.

Система объединяет обращения клиентов из электронной почты, мессенджеров и IP-телефонии.
Благодаря этому вся история коммуникации остается в едином рабочем пространстве, а менеджеры не теряют обращения и быстрее переводят их в продажи.

Использование картографических сервисов и маршрутизации помогает лучше планировать перевозки, оптимизировать маршруты, контролировать выполнение задач и повышать эффективность логистики.

Система формирует ключевые финансовые отчеты, включая:

• дебиторскую задолженность;
• кредиторскую задолженность;
• взаиморасчеты с контрагентами;
• данные по расходам и начислениям.

Это дает руководству актуальную картину финансового состояния бизнеса.

Кроме стандартных отчетов, платформа предоставляет широкий набор аналитических инструментов для оценки операционной эффективности.
Руководитель может видеть:

• загрузку транспорта;
• эффективность рейсов;
• финансовый результат;
• расходы по направлениям;
• динамику работы с клиентами;
• показатели по водителям, подразделениям и контрагентам.

В системе уже реализован большой набор отчетов, который можно использовать как основу для принятия управленческих решений.

Вместо набора разрозненных программ, таблиц и ручных процессов компания получает единую систему управления перевозками.
Это позволяет:

• быстрее обрабатывать обращения и заявки;
• стандартизировать работу сотрудников;
• снизить количество ошибок;
• повысить прозрачность операций;
• ускорить документооборот;
• улучшить контроль финансов;
• эффективнее управлять транспортом, водителями и клиентами.